Document Flow

Document Flow

Document Flow คือ โครงสร้างการดำเนินการเอกสารให้เป็นไปในทิศทางเดียวกัน ด้วยมาตราฐานที่องค์กรหรือเป็นไปตามหลักสากลกำหนดขึ้น การบริหารจัดการเอกสารในสำนักงาน ถือได้ว่าไม่ว่าจะเป็นบริษัทขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรมหาชนขนาดใหญ่ๆ ต่างก็มีปัญหาด้านเอกสารที่มโหฬาร

ตัวอย่าง Document Flow
ตัวอย่าง Document Flow

Document Flow จะเห็นได้ว่าแต่ละฝ่ายแต่ละแผนกในบริษัทล้วนแต่มีการใช้งานเอกสารกันทั้งสิ้น และเอกสารบ้างอย่างจะต้องมีการส่งต่อไปยังฝ่ายที่ทำหน้าที่รับผิดชอบซึ่งในส่วนนี้ ควรจะมีการระบุเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบและระยะเวลา ตลอดจนขั้นตอนการทำงานลงไป เพื่อแสดงรายละเอียดในการไหลของขั้นตอนการทำงานเพิ่มเติมลงไปด้วยก็ได้ สามารถนำไปปรับตามความเหมาะสมขององค์กร

Document Flow ในปัจจุบันได้มีบริษัทที่ให้บริการออกแบบโปรแกรมซอฟแวร์ของไทยเกิดขึ้นมากมาย เนื่องจาก document flow จะเป็นการทำงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสารดังนั้นจะไม่มีซอฟแวร์ที่มารองรับเฉพาะ จะต้องเป็นการจ้างบริษัทที่รับออกแบบซอฟแวร์ทำการพัฒนาขั้นตอนการทำงานขึ้นมาโดยเฉพาะบริษัท ทำให้ระบบนี้ส่วนใหญ่จะนิยมใช้งานกันในระบบองค์กรใหญ่ๆ ที่มีทุนในการจ้างออกแบบระบบ ก็คงหวังไว้ว่าจะมีนักศึกษาด้านคอมพิวเตอร์ทำโปรเจคซอฟแวร์สำหรับจัดการบริหาร document flow เล็กๆ สำหรับบริษัท SME บ้าง เช่น ระบบการขอไฟฟ้า, ระบบการขอทะเบียนต่างๆ, ระบบการขออนุมัติโครงการ เป็นต้น ในปัจจุบันมีบริษัทต่างๆ ทำระบบบริหารงานเอกสารออกมาแต่เนื่องจากเป็นทางด้านการค้าทำให้ SME ไม่มีโอกาสที่จะหยิบมาใช้งานในบริษัทของตัวเองได้ ก็คงเฝ้ารอคอยจะมีหน่วยงานใดหรือบุคคลใดที่ทำซอฟแวร์ออกมาให้ใช้งานได้ฟรีๆ

Leave a Reply